Leverandørtjek i dansk erhverv: Sådan undersøger du en leverandør før aftale

Risikobaseret tjek: Start med aftalens værdi og konsekvens

Et leverandørtjek bør ikke følge en fast skabelon for alle aftaler. Tag udgangspunkt i aftalens værdi, betalingsvilkårene, leverandørens kritikalitet for driften, geografien, ejerstrukturen og kvaliteten af de oplysninger, du kan fremskaffe. Kontrollens omfang bør matche risikoen.

En lille handel med kontant betaling kræver ikke samme gennemgang som en kritisk leverandør eller en kunde med stor usikret kredit. Omvendt bør en driftskritisk leverandør – eller en aftale med risiko for stort tab eller driftsstop – undersøges grundigere.

Kundekontrol er ikke kun relevant ved kredit. Den kan også reducere risikoen for svig, fejl i kontraktparten og afhængighed af økonomisk svage leverandører. Derfor bør leverandørtjekket også vurdere, hvor stor skade en fejl eller et svigt kan påføre din virksomhed.

Identificér den rigtige juridiske enhed

Inden du vurderer økonomi og baggrund, skal du bekræfte, at du har fat i den rigtige juridiske enhed. Sammenhold navn, CVR-nummer, adresse og bankoplysninger med aftaledokumenterne.

I en koncern skal det fremgå klart, hvilket selskab der leverer, fakturerer og hæfter. Er det uklart, kan du ende med at aftale med én enhed, få faktura fra en anden og rette krav mod en tredje.

Kontrollér desuden, at bankoplysningerne tilhører den juridiske enhed, og at ændringer i bankoplysninger bekræftes via en kendt kanal. Det er en enkel måde at mindske risikoen for fejl og svig i betalingerne.

Tjek status, ledelse og relevante ejerforhold

Tjek, at virksomheden er aktiv, og undersøg selskabsform, ledelse og relevante ejere. Virksomhedsoplysninger findes typisk i CVR og på Virk, hvor også registreringer af ejerforhold fremgår.

Vær opmærksom på, at oplysninger om reelle ejere er afskærmet. Erhvervsstyrelsens vejledning om adgang til oplysninger om reelle ejere beskriver, at oplysningerne ikke længere må offentliggøres i CVR, og at adgangen efter CVR-lovens § 18 a er begrænset til kompetente myndigheder, forpligtede enheder og personer med legitim interesse. Ifølge vejledningen forventedes bestemmelserne at træde i kraft den 1. september 2025.

Baggrunden er bl.a. implementeringen af dele af EU's hvidvaskregler efter EU-Domstolens dom af 22. november 2022 i de forenede sager C-37/20 og C-601/20, hvor adgangen for den brede offentlighed blev kendt ugyldig. I dit leverandørtjek kan du derfor ikke forvente frit at kunne se reelle ejere; har du en legitim interesse, skal adgangen vurderes efter reglerne.

Vurder økonomien efter leverandørens betydning

Den økonomiske kontrol skal passe til, hvor vigtig leverandøren er. Giver du kredit, eller er leverandøren driftskritisk, bør du gennemgå flere års regnskaber og de væsentligste nøgletal. Det gælder også en kunde med stor usikret kredit.

Jo større risikoen er for tab eller driftsstop, desto nyere og mere grundige oplysninger har du brug for. Ved mindre aftaler kan en lettere økonomisk kontrol være nok.

Nøgletal som soliditet, likviditet, indtjening og gæld kan sammen med regnskabets oplysninger vise, om leverandøren kan klare en presset periode. Hvis leverandøren er vigtig for din drift, bør du ikke kun se på det seneste regnskab.

Vigtige nøgletal ved økonomisk vurdering af leverandør

Brug tjekket til at fastsætte betaling, kredit og sikkerhed

Leverandørtjekkets resultat bør føre til konkrete handelsbetingelser. Det kan fx være kreditlimit, betalingsvilkår eller sikkerhed.

Jo større risiko du finder, desto stærkere bør betingelserne være. Det kan f.eks. være lavere kreditlimit, kortere betalingsfrist, forudbetaling eller anden sikkerhed.

Det er en fordel at fastlægge betingelserne, inden aftalen underskrives, og at skrive dem ind i aftalen eller i et bilag. Dermed hænger risikovurderingen sammen med de vilkår, der faktisk gælder i samarbejdet.

Planlæg løbende kontrol og dokumentation

Aftal på forhånd, hvornår leverandøren skal vurderes igen. Et nyt tjek bør udløses af forsinkede betalinger, et nyt årsregnskab, ændringer i ledelse eller ejerskab eller en usædvanlig stor ordre.

Notér, hvem der udførte kontrollen, hvornår den blev lavet, og hvad I besluttede. Dokumentationen gør det muligt at følge udviklingen og dokumentere, at beslutningen byggede på et opdateret grundlag.

Løbende kontrol er ikke kun for kreditkunder. Den kan også mindske risikoen for svig, fejl i kontraktparten og afhængighed af økonomisk svage leverandører.